Alles an einem Ort
Das Postfach startet im Posteingang mit nicht archivierten eingegangenen Nachrichten und Vorgängen. Ungelesen, Offene Vorgänge, Gesendet, Archiv und Alle sind direkt erreichbar. Alle enthält auch ältere, erledigte und archivierte Einträge.
Standardmäßig steht die neueste Aktivität oben. Du kannst auch nach ältester Aktivität, neuesten Einträgen, Absender oder Betreff sortieren. Status und Lesestand bleiben getrennt sichtbar.
Die Bereichszähler beziehen sich auf den gesamten berechtigten Bestand, unabhängig von zusätzlichen Filtern. Ein archivierter offener Vorgang bleibt fachlich offen und kann zugleich unter Offene Vorgänge und Archiv erscheinen. Die Zähler sind nicht addierbar.
- Postfach im Kontrollbereich öffnen.
- Bei Bedarf Bereich oder Status wählen.
- Eintrag öffnen und Kontext prüfen.
- Bei Bedarf antworten oder den verlinkten Fachvorgang bearbeiten.
Verlauf durchsuchen
Die verzögerte Suche durchsucht den gesamten berechtigten Verlauf nach Betreff, Absender, Empfänger und Nachrichteninhalt, nicht nur die aktuelle Seite. Kombiniere sie mit Status, Typ, Zeitraum, beteiligter Person, Bereich, Kategorie und Verein.
Suchbegriff, Filter, Sortierung und Seite bleiben in der Adresse. Gib keine Passwörter oder vertraulichen Nachrichtenausschnitte als Suchbegriff ein. Einzelne Filter lassen sich entfernen oder gemeinsam zurücksetzen.
Filter- oder Suchänderungen beginnen auf Seite 1. Ändert sich die Liste während des Blätterns, weist OC//HSC darauf hin und zeigt die aktualisierte erste Seite. Prüfe sie vor einer Sammelaktion.
Neue Nachricht erstellen
Wähle im Postfach Neue Nachricht und danach die für dein Konto verfügbare Kontaktart. Je nach aktiver Zuordnung kannst du eine Person über ihre Stammdatensatznummer, einen eigenen kontaktierbaren Verein oder die Plattformadministration anschreiben.
Nach dem Senden öffnet OC//HSC direkt die neue Konversation. Absender und berechtigte Empfänger antworten dort im selben Verlauf.
- Postfach öffnen.
- Neue Nachricht wählen.
- Kontaktart auswählen.
- Erforderliche Angaben und Nachricht eingeben.
- Nachricht senden und den neuen Verlauf prüfen.
Auf Nachrichten antworten
Antworten bleiben in derselben Konversation und werden chronologisch angezeigt. Absender und berechtigte Empfänger sehen denselben Verlauf.
Eine Anfrage an eine Person anhand ihrer Stammdatensatznummer erscheint nach dem Senden auch im eigenen Postfach. Antworten der angeschriebenen Person oder des zuständigen Plattformbetriebs werden dort ergänzt.
Ungelesen und offen unterscheiden
Ungelesen beschreibt deinen persönlichen Kenntnisstand. Offen beschreibt den fachlichen Bearbeitungsstand eines Vorgangs.
Das Öffnen eines Vorgangs markiert ihn nicht automatisch als fachlich erledigt. Eine neue Antwort kann wieder ungelesen sein, obwohl der Vorgang bereits einen eigenen Status besitzt.
Persönlich archivieren und wiederherstellen
Archivieren blendet einen Eintrag aus deinem Posteingang aus. Es löscht keine Nachricht, bestätigt keine Entscheidung und schließt keinen Vorgang. Andere Benutzer behalten ihre eigene Ansicht; auch dein Lesestatus bleibt unverändert.
Öffne Archiv und wähle Wiederherstellen, um den Eintrag zurückzuholen. Erhältst du eine neue Nachricht in einem archivierten Verlauf, erscheint er automatisch wieder im Posteingang. Das gilt für die tatsächlichen Empfänger, nicht für den Absender oder zusätzliche administrative Beobachter.
Das persönliche Archiv ersetzt keine gesetzliche Aufbewahrung. Es gibt keinen Papierkorb: Eine fachlich zulässige endgültige Löschung bleibt unwiderruflich.
Mehrere sichtbare Vorgänge gemeinsam verwalten
Wähle einzelne Einträge oder alle Einträge auf der aktuellen Seite. Archivieren, Wiederherstellen, Gelesen und Ungelesen sind persönliche Organisationsaktionen. Erledigen und Wiederöffnen bleiben auf berechtigte Vorgänge beschränkt.
Eine Auswahl erstreckt sich niemals auf unsichtbare Treffer anderer Seiten. Vor jeder Änderung werden Rechte erneut geprüft. Teilweise nicht zulässige oder fehlgeschlagene Änderungen werden getrennt gemeldet.
Endgültig löschen ist nur bei bereits löschbaren Konversationen möglich. Es entfernt den Verlauf für alle Beteiligten. Beide Bestätigungen zu Endgültigkeit und Aufbewahrung sind auch bei einer Sammellöschung erforderlich.
- Gewünschte Filter und Suche einstellen.
- Auswählen aktivieren; anschließend einzelne Vorgänge oder Alle sichtbaren auswählen.
- Passende Sammelaktion wählen.
- Anzahl und Aktion im Dialog bestätigen.
- Ergebnis aus geänderten, unveränderten und nicht zulässigen Vorgängen prüfen.
- Fertig beendet den Auswahlmodus und hebt die Auswahl auf. Seiten-, Such- und Filterwechsel heben die Auswahl ebenfalls auf. Im Normalmodus öffnet ein Klick auf die Nachricht wieder ihren Verlauf.
Gebündelte Sicherheitsvorgänge
Plattformadministratoren erhalten Sicherheitsbefunde als gebündelten Plattformvorgang. Der Gesprächsverlauf fasst den Prüfstand kompakt zusammen; die Detailansicht zeigt betroffene Komponenten und Änderungen seit der vorherigen Prüfung. Die vollständigen Einzelbefunde bleiben in Cybersecurity & CRA.
Als gelesen oder ungelesen markieren, erledigen und wieder öffnen steuert nur das Postfach. Der fachliche Status eines Sicherheitsbefunds wird dadurch nicht verändert.
- Gebündelten Sicherheitsvorgang öffnen.
- Zusammenfassung, Komponenten und Änderungen prüfen.
- Cybersecurity-Befunde öffnen wählen, um die vollständige geschützte Ansicht aufzurufen.
- Den Postfachvorgang unabhängig vom fachlichen Befundstatus verwalten.
Notwendige und optionale Kommunikation
Notwendige Konto-, Sicherheits-, Mitgliedschafts- und Veranstaltungsnachrichten werden unabhängig von einer Newsletter-Einwilligung zugestellt. Sie informieren über deinen Zugang oder einen von dir beziehungsweise deiner zuständigen Rolle betroffenen Fachvorgang.
Newsletter und andere freiwillige Informationen werden nur entsprechend der dafür erteilten Einwilligung versendet. Eine Newsletter-Abmeldung unterdrückt keine notwendigen Sicherheits- oder Vorgangsnachrichten.
Abgeschlossene Konversation dauerhaft löschen
Abgeschlossene persönliche Nachrichten sowie geeignete Vereins- und Plattformvorgänge können dauerhaft gelöscht werden, wenn keine aktive Bearbeitung und keine konkrete fachliche oder gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht. Das gilt auch für erledigte normale Plattformanfragen.
Vor der Löschung kannst du den vollständigen für dich sichtbaren Verlauf als PDF sichern. OC//HSC erzeugt diese Datei erst beim Download, speichert sie nicht dauerhaft und übernimmt keine Aufbewahrung deiner lokalen Kopie.
Die Löschung entfernt die gesamte Konversation für alle Beteiligten und kann nicht rückgängig gemacht werden. Prüfe deshalb selbst, ob rechtliche, steuerliche, vereinsbezogene oder organisatorische Nachweis- und Aufbewahrungspflichten bestehen.
- Löschbare abgeschlossene Konversation öffnen.
- Unter Gefährliche Aktionen Konversation dauerhaft löschen wählen.
- Bei Bedarf Verlauf als PDF herunterladen.
- Hinweise zu Endgültigkeit und möglicher Aufbewahrung lesen.
- Beide Bestätigungen einzeln aktivieren und Endgültig löschen wählen.
Vereins- und Plattformvorgänge
Vereinsvorgänge erscheinen nur für Vereine, in denen deine aktuelle Rolle die Bearbeitung erlaubt. Eine Rolle in Verein A gibt keinen Zugriff auf Verein B.
Normale Benutzer sehen Plattformvorgänge nur, wenn sie selbst beteiligt sind. Plattformadministratoren sehen zusätzlich die global bearbeitbaren Plattformvorgänge.